Durante lo stato di emergenza, che purtroppo tuttora viviamo, nonostante la quasi totale eliminazione delle restrizioni, l’evento ibrido continua a configurarsi come un’opportunità ma rappresenta anche una scelta consapevole nel settore del MICE (Meeting Incentive Conference Event).

“Il mondo veleggia verso una nuova forma di interrelazione più velocemente di quanto pensiamo: Meta (verso) di Facebook e Mesh di Microsoft ne sono la dimostrazione. La realtà mista potrebbe dunque ben presto surclassare quella virtuale consentendo a persone che si trovano in luoghi fisici diversi di unirsi a esperienze olografiche collaborative, cui accedere, sotto forma di avatar, tramite speciali visori”.

Per il mondo del Mice, che vive di socialità, l’impatto della pandemia è stato particolarmente forte. Pertanto, il ritorno ad una quasi “normalità” sta spingendo aziende e agenzie ad investire in una formula ibrida che prevede parte dei discenti e dei docenti in presenza e parte connessi in remoto. Ciò consente di tenere le numeriche più basse in presenza con un risparmio dei costi di viaggio, trasferimenti e pernottamento, soprattutto se chi sceglie di collegarsi da remoto non è un partecipante locale. D’altro canto, possono essere previsti un maggior numero di partecipanti a distanza, maggiori sessioni virtuali pre, durante e post congresso, che allungano il ciclo dell’evento stesso, con conseguenti benefici in termini di visibilità delle aziende sponsor. Utilissimo, inoltre, il ricorso all’evento virtuale per le riunioni di comitati, consigli direttivi e di piccoli gruppi, con evidenti risparmi in termini di costi di spostamento.

Da una ricerca realizzata ad agosto 2021 da “Cvent 2021 Planner Sourcing Report Europe Edition” è emerso che dei 500 intervistati, tra event planner, manager, coordinatori e direttori di aziende di diversi settori, il 46% (quasi la metà) ha dichiarato di organizzare eventi ibridi e di preferire come location per la realizzazione degli stessi gli alberghi. Gli alberghi, infatti, oltre ad aver risposto immediatamente alle rinnovate esigenze, adottando protocolli anti-Covid incentrati sul distanziamento e la sanificazione, hanno anche fatto un passo avanti dal punto di vista della tecnologia. Ne è un esempio NH Hotels che ha lanciato un prodotto chiamato Hybrid Meeting by NH, che consente di organizzare eventi raggiungendo destinazioni dislocate in vari luoghi attraverso soluzioni che combinano l’incontro di persona e la partecipazione virtuale. 

Ma quali sono i costi di un evento ibrido? 

I costi dell’evento ibrido dipendono dall’obiettivo prefissato. Se, oltre a far interagire i partecipanti in presenza e quelli a distanza, si intende altresì far in modo che i presenti in sala possano vedere ciò che sta mostrando il relatore a chi è connesso da remoto, allora si può ricorrere al chroma key, detto anche green screen o blue screen, tecnica tipica degli studi televisivi, utilizzata per realizzare effetti di sovrapposizione di due diverse immagini o due diversi video, con tutti i costi aggiuntivi che ne derivano. Se chi è in presenza vuole assistere agli stessi effetti digitali, contributi video e quant’altro esattamente come chi è connesso in remoto, allora bisogna avere in sala i videowall, dei singoli riquadri formati da led, senza cornice, montati in modo da creare un unico grande schermo. Tali impianti necessitano di sale di controllo, cartellonistica digitale e altri supporti di elevata complessità che solo tecnici specializzati sono in grado di maneggiare. Altro aspetto fondamentale è la connessione internet che, per essere stabile, necessita spesso di costi aggiuntivi. Oltre agli aspetti tecnologici, durante un evento virtuale ed ibrido non vanno assolutamente trascurate le soft skills, tra cui rientrano la comunicazione, il tono della voce, i tempi. 

Durante la fase più critica della pandemia, si è parlato di zoom fatigue, ovvero dell’affaticamento cerebrale causato dalla lunga durata degli incontri on-line. Ricordiamo, infatti, come già evidenziato negli articoli precedenti, l’importanza della durata di un intervento, che non deve superare i 10-15 minuti per mantenere alta la concentrazione. A ciò si aggiunge anche l’utilizzo di format atti a favorire l’interattività, come l’utilizzo di questions and answers on line. Non ultimo, come già sottolineato in precedenza, l’utilizzo della voce. Ciro Imparato, psicologo, doppiatore e attore, nei suoi testi, spiega come utilizzarla al meglio e illustra la teoria dei colori per esprimere emozioni. Ad esempio, la voce gialla è quella che esprime simpatia, la voce verde è quella della fiducia, la blu è quella dell’autorevolezza. Da evitare, dice Imparato, la voce nera (rabbia) e la grigia (apatia). Importantissimo è anche saper migliorare la propria presenza in video facendo attenzione all’abito, evitando le fantasie e le righe e prediligendo tinte unite, all’illuminazione, che deve essere frontale, a mantenere una distanza di 30-40 cm dalla telecamera, alla postura da seduti, alla cura dell’immagine, con capelli sempre in ordine e utilizzando, ad esempio, dei cosmetici che diano risalto agli occhi come eye-liner, matite e mascara.

A distanza di due anni dall’inizio della pandemia, possiamo quindi affermare con consapevolezza che la tecnologia rappresenta oggi un validissimo strumento a supporto degli organizzatori di meeting e congressi, i quali, pur avendo la possibilità di lavorare in presenza, scelgono spesso l’evento ibrido, consci dei vantaggi che comporta.

Autore: Redazione

Fonti: Antonella Andretta, I colori dell’ibrido, Meeting e Congressi Ediman, pag.56-63